Política de tratamiento de datos personales

Última actualización: 9 de noviembre de 2026

Esta política explica cómo trata los datos personales Puntifi.co, NIT 1088338123, persona natural, con domicilio en Pereira, Risaralda (en adelante, «Puntifi»), responsable del software de punto de venta Puntifi POS, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que los complementen. Contacto para todo lo que se refiere a datos personales: hola@puntifi.co.

1. Dos papeles distintos

• Puntifi como responsable: de los datos de los cafés que contratan el servicio y de sus usuarios (quien registra la cuenta y el personal al que el café da acceso), incluidas las conversaciones que esos usuarios tienen con el asistente de ayuda y con su asesor (son de quien escribe, no datos de los clientes del café). Esta política se refiere sobre todo a esos datos.
• Puntifi como encargado: de los datos que cada café registra de sus propios clientes (nombre, teléfono, saldo de puntos, datos de facturación, historial de consumo). Esos datos son del café, que es su responsable y debe obtener la autorización de sus clientes. Puntifi los trata solo para prestar el servicio, según las instrucciones del café, y no los usa para sus propios fines. Un cliente de un café que quiera ejercer sus derechos debe dirigirse primero a ese café; si nos escribe a nosotros, trasladaremos su solicitud al café.

2. Qué datos recogemos

• Datos del café y de quien registra la cuenta: nombre del café, ciudad, nombre y apellido, teléfono (WhatsApp) y correo electrónico.
• Usuarios del café: nombre, correo, rol y permisos, y registros de actividad dentro del sistema (por ejemplo, quién abrió o cerró una caja).
• Suscripción y pagos: plan, módulos activos, fechas de vencimiento, referencia y estado de cada pago. Los pagos los procesa una pasarela autorizada; Puntifi no recibe ni almacena números de tarjeta ni claves bancarias.
• Inicio de sesión con Google: si eliges entrar con Google, recibimos de Google tu nombre, tu correo electrónico y tu foto de perfil. No accedemos a tu Gmail, contactos, calendario, Drive ni a ningún otro dato de tu cuenta de Google.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, registros de errores y métricas de rendimiento, necesarios para la seguridad y el funcionamiento del servicio.
• Comunicaciones con soporte: los mensajes que nos envías por correo y las conversaciones con el asistente de ayuda (el texto que escribes, las respuestas y si las marcaste como útiles) y con tu asesor (tus mensajes y sus respuestas), junto con el café y el usuario que las escribió, su correo y la pantalla desde la que preguntaste.
• Comprobantes (solo si el café activa la función): imágenes de facturas de compra y de comprobantes de pago, que pueden incluir nombre y teléfono de terceros. Finalidad: que el café respalde sus registros contables. Plazo: se eliminan de forma automática a los 90 días de subidas. Si guardas un registro sin foto, dejamos un registro de auditoría con el motivo, la nota, el usuario y la fecha, que se conserva mientras exista el registro contable al que pertenece y se elimina con él. No se comparten ni se venden. Las fotos también pueden subirse desde un celular sin iniciar sesión mediante un enlace temporal que genera el propio usuario: el café responde de quién escanea el código y debe cerrar el enlace si lo muestra en pantalla a terceros; el enlace caduca a los 10 minutos y se puede renovar hasta 1 hora desde su creación; se liga al primer celular que lo abre. Puntifi no es un sistema de archivo: los avisos de novedades y de vencimiento se muestran dentro del panel de administración, en el dashboard de las cuentas ADMIN, y no se envían por correo.

Pide al asistente y a tu asesor ayuda sobre el uso del sistema: no escribas en el chat datos de tus clientes (nombres, teléfonos, documentos) ni claves. El asistente no necesita esos datos y no los consulta.

No pedimos datos sensibles (salud, origen racial, orientación política o religiosa, biométricos). Tampoco tratamos de forma intencional datos de menores de edad: el servicio está dirigido a negocios.

3. Para qué los usamos (finalidades)

• Crear y administrar la cuenta del café y verificar su correo.
• Prestar el servicio: pedidos, caja, inventario, reportes, programa de puntos y facturación electrónica.
• Cobrar la suscripción, enviar avisos de vencimiento, recibos y comprobantes.
• Dar soporte técnico y atender solicitudes, quejas y reclamos.
• Responder dudas de uso con un asistente automatizado y, cuando lo pidas, con tu asesor; mejorar las guías y el servicio, y medir su calidad y su costo.
• Garantizar la seguridad, prevenir fraudes y mantener respaldos.
• Enviar avisos sobre el servicio (cambios, mantenimientos, términos). Si en el futuro enviamos mensajes comerciales, podrás pedir que paremos en cualquier momento.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

4. Autorización

Al crear la cuenta y aceptar los términos y esta política, el titular autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos para las finalidades descritas. La autorización puede revocarse en cualquier momento escribiendo a hola@puntifi.co, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos. Conservamos la prueba de la autorización mientras dure el tratamiento.

5. Con quién los compartimos

No vendemos datos personales. Los compartimos solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio y que actúan por nuestra cuenta:

• Alojamiento y base de datos (por ejemplo, Vercel y Supabase): donde corre el sistema y se guardan los datos, con respaldos cifrados.
• Pasarela de pagos (Wompi): procesa los pagos de la suscripción.
• Correo transaccional (Resend): envía códigos de verificación, recibos y reportes. Dominio y correo (Cloudflare): reenvío de los mensajes que nos escribes.
• Asistente de ayuda con inteligencia artificial (Vercel AI Gateway y el proveedor del modelo, Anthropic): reciben el texto de tu pregunta y de la conversación reciente para generar la respuesta. Según la información publicada por Vercel para el modelo que usamos, no se retienen datos de las consultas ni se usan para entrenar modelos. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia.
• Tu asesor: si pulsas «Hablar con …», la conversación (tus mensajes, las respuestas del asistente) y tu nombre, tu correo y el nombre del café se comparten con la persona que atiende tu café: su vendedor o asesor autorizado por Puntifi o, si no tienes uno o el tema es de cobros, borrado de datos o un reclamo, con el equipo de Puntifi. Esa persona está obligada a usarlos solo para atenderte y los ve en el sitio privado de soporte de Puntifi, donde también quedan sus respuestas.
• Proveedor tecnológico de facturación electrónica, solo si el café activa ese módulo, para transmitir sus facturas a la DIAN.
• Autoridades, cuando la ley o una orden judicial lo exijan.

Datos que recibimos de Google. Usamos tu nombre, correo y foto de perfil solo para identificarte e iniciar tu sesión, y no los compartimos con terceros ni los usamos para publicidad. El uso que Puntifi hace de la información recibida de las API de Google cumple la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado. Puedes retirar el acceso de Puntifi a tu cuenta de Google en cualquier momento desde la configuración de seguridad de tu cuenta de Google.

Algunos de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Colombia. En esos casos exigimos medidas de seguridad adecuadas y tratamos la transferencia o transmisión conforme a la ley.

6. Cookies y almacenamiento en tu dispositivo

Usamos cookies de sesión para mantenerte autenticado y almacenamiento local en el navegador para que el punto de venta siga registrando pedidos sin conexión y los sincronice al volver la red. Medimos el rendimiento de las páginas con herramientas agregadas; no usamos publicidad ni rastreo entre sitios. Si borras estos datos del navegador, saldrás de la sesión y perderás lo que no se haya sincronizado.

7. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas razonables: conexión cifrada, acceso restringido por roles, aislamiento de los datos de cada café, y respaldos periódicos cifrados. Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y, tras la terminación, durante el plazo de 60 días para que el café pida una copia (ver términos, sección 9); después los eliminamos o anonimizamos, salvo los que debamos conservar por ley. Las fotos de facturas y de pagos no se conservan por ese motivo: se eliminan a los 90 días y la conservación legal de los soportes contables y tributarios es obligación del café (ver términos, sección 8). Los respaldos se renuevan de forma automática y sus copias antiguas se eliminan de forma periódica.

Asistente y asesor. Las conversaciones con el asistente se conservan hasta 90 días y luego se eliminan de forma automática. Las conversaciones con tu asesor (hilos de soporte) se conservan mientras estén abiertas y se eliminan 90 días después de cerrarse. Solo las ven el equipo de soporte de Puntifi y el asesor de tu café, y únicamente para atender tu consulta o revisar la calidad del servicio.

8. Derechos del titular

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.

9. Cómo ejercer tus derechos

Escribe a hola@puntifi.co desde el correo registrado, indicando tu nombre, el café al que perteneces y lo que solicitas. Para proteger tus datos podemos pedirte que confirmes tu identidad.

• Consultas: las respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, te avisaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): los atendemos en máximo 15 días hábiles. Si la solicitud está incompleta, te pediremos lo que falte dentro de los 5 días siguientes; si el plazo no alcanza, te informaremos la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales.

Antes de acudir a la SIC, el titular debe haber agotado este trámite con nosotros.

10. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Los cambios importantes se avisarán por correo o dentro del POS con anticipación razonable, y la versión vigente siempre estará en esta página, con su fecha de actualización.

Preguntas: hola@puntifi.co · Términos del servicio